Les 5 outils fondamentaux une organisation efficace ! 

Quand l’organisation devient un mantra, une passion ! 

Comme évoqué la semaine passée au travers des 5 clés du succès en marketing digital, l’une d’entre elles et même la numéro 1 est…. (Roulements de tambour) :  l’organisation ! Plus facile à dire qu’à faire, une organisation bien rodée vous permettra d’être non seulement efficace mais aussi d’avoir le sens des priorités. Sens des priorités primordial pour savoir où et quand mettre son énergie et ne pas se disperser. Car ce n’est pas notre cerveau, véritable machine à penser sans s’arrêter qui va nous y aider ! 

Que vous soyez entrepreneur en devenir, ancré dans un poste transversale façon couteau suisse ou responsable de la stratégie d’une marque : ces outils peuvent aider tout un chacun pour accroître vos performances au jour le jour #YAY ! 

N°1 : UN AGENDA BIEN RANGÉ TU AURAS

La base de toute organisation est bien sûr un agenda bien orchestré pour ne rien oublier ! Les rappels, les tâches, les rendez-vous : tout peut se retrouver dans votre agenda et vous aider à mieux gérer votre journée, à l’appréhender sans stresser. Mais aussi et surtout, à prévoir le temps nécessaires pour accomplir les choses essentielles ! 

En bonus? L’agenda vous permet également de prévoir du temps sur vos activités à haute valeur ajoutée sans jamais délaisser les tâches administratives chronophages. 

Exit le petit carnet moleskine qui pouvait se perdre en chemin avec à la clé une crise d’épilepsie : et bonjour les agendas en ligne ! Google Agenda nous offre une interface simple d’utilisation où l’on peut inviter nos rdv et centraliser toutes nos données. 

N°2 : UN GESTIONNAIRE DE TÂCHE, LA TO DO LIST PAR EXELLENCE : TU ADULERAS

Il fonctionne de paire avec notre ami l’agenda. 

Quand l’agenda centralise et organise, le gestionnaire de tâche liste toutes les actions à mettre en place sans y allouer un horaire spécifique car on le sait  : l’imprévu fait partie intégrante de la vie et il serait illusoire de se dire que l’on mettra 30 min ou 15 min par tâche… 

De l’ordre du jour à la to do list opérationnel, le gestionnaire de tâche permet de « penser à notre place » et de ne rien oublier quand on est dans le vif de l’action ! 

Béquille de notre organisation, on prime deux outils de choc : 

  • Les tableaux TRELLOS : visuels et synthétiques
  • Les GOOGLE TASKS : to do list simples, pratiques et efficaces ! 

N°3 : UN ENVIRONNEMENT CLEAN & RANGÉ : L’ÉTAT D’ESPRIT QUE TU PRENDRAS

Devenir un roi de l’organisation avec un agenda bien orchestré et un gestionnaire de tâche complet, c’est bien. Mais si notre bureau & notre boîte mails sont en bazar, on peut s’apparenter à un cordonnier mal chaussé pour paraphraser Jonathan Lehman. 

Parce que la base de l’organisation c’est aussi et surtout notre environnement de travail ! 

Exit les mails par milliers, et bonjour : 

  • La corbeille 
  • Les dossiers
  • Les archives
  • La catégorie : « à suivre, à traiter »

Car une boîte de réception clean permettra d’y voir plus clair et là encore, de ne pas passer à côté d’un sujet important, noyé dans la masse ! 

Idem sur son bureau, il est grand temps d’organiser la masse de post-its cumulés et de miser sur un environnement propre et ranger… Un petit côté ZEN et fengshui pour nous aider à nous concentrer ! 

N°4 : UN CARNET ET UN STYLO : VERSION PHYSIQUE OU NUMÉRIQUE, ON GARDERA

Notre cerveau ne peut pas enregistrer l’intégralité des informations qui vont défiler au cours d’une journée. Il est donc important de toujours prendre des notes pour être capable de retrouver l’information le moment opportun. 

Les outils de notes sont nombreux : à partir d’un portable, d’un ordinateur ou d’une tablette; on peut enregistrer de l’information rapidement et la partager tout aussi facilement ! Bonjour Notes, Evernote et les outils connexes de cette fonctionnalités !

Mais pour les OLD SCHOOL, un carnet et un stylo toujours dans son sac auront le même effet, avec un soupçon en moins de rapidité / d’instantanéité. 

N°5 : UN ÉCOSYSTEME, TU BATTIRAS.

Avec les nombreux outils d’aujourd’hui, il est facile de créer tout un écosystème inter-connecté qui permettra ainsi d’avoir des informations liées les unes aux autres. On adore ! 

Bien sûr, il y a l’incontournable GOOGLE , your new BEST FRIEND

Impossible de passer à côté de la suite GOOGLE, une suite complète et bien pensée pour vous aider pas à pas… 

  • Tasks lists : vous permet des to do facile, pratique, et disponible où vous le souhaitez 
  • Google Drive : pour le partage et l’organisation de vos fichiers
  • Google Sheet : my favorite, pour des tableaux partagés, oh yeah 
  • Google Keep : pour les rappels et les notes
  • Google Meet : pour les rendez-vous au 4 coin du monde, skype est doucement détrôné… 
  • Google Agenda : forcément, la base ! 

 

On vit google, on pense google, on aime google !

Qui peut se connecter avec le Hot HubSpot !

Roi du marketing opérationnel, HUBSPOT nous gâte avec différentes versions plus richissimes les une que les autres, mais back to basics : commençons avec la version gratuite de CRM qui permet de lier ses emails (gmail par exemple) à un véritable customer relationship manager… De quoi organiser plus précisément ses objectifs chiffrés et ses relations clients. C’est un peu comme être le Loup de Wall street au sein de son propre écosystème ! Plus organisé, you can’t !

Sur des devices façon Blanche Neige : on croque dans l’APPLE

Sans vouloir faire de la pub à ce géant technologique au marketing bien rodé (un exemple qu’on ne saurait trop citer), les outils apple ont l’ingéniosité d’être tous connecté. Air-Drop, I-Cloud : il est facile d’échanger est de partager les données entre les différentes Devices et ainsi d’optimiser la gestion des partages de fichiers.

Un gain de temps dont on ne saurait se passer une fois que l’on y a goûté 😉 

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